Workflows är motorn i HubSpot. Det är de som gör att leads följs upp, data hålls uppdaterad och rätt person får rätt information vid rätt tillfälle, utan att någon behöver komma ihåg det. Här går vi igenom hur de fungerar och ger tio exempel ni kan bygga direkt.
Kort sagt: Ett workflow i HubSpot är en automatisering som startar när ett villkor uppfylls, till exempel att en kontakt fyller i ett formulär, och sedan utför en serie åtgärder som att skicka email, uppdatera egenskaper, skapa uppgifter eller tilldela ägare. Fullständiga workflows ingår i Professional och Enterprise, medan Starter har enklare automation.
Hur fungerar ett workflow i HubSpot?
Varje workflow består av tre delar:
- Objekt: vad workflowet utgår från, till exempel kontakter, företag, affärer eller ärenden.
- Trigger: det som startar flödet, till exempel ett formulär, en ändrad egenskap, en lista eller ett datum.
- Åtgärder: det som händer, till exempel email, fördröjningar, villkor, uppdateringar, uppgifter och notiser.
Med villkor, så kallade if/then-grenar, kan samma workflow agera olika beroende på till exempel bransch, land eller lead score.
Tio workflows som de flesta B2B-bolag behöver
Marknad
- Välkomstflöde för nya nyhetsbrevsprenumeranter med några utvalda artiklar.
- Uppföljning efter nedladdning av en guide eller rapport, med relaterat innehåll.
- Uppdatera livscykelfas automatiskt när en kontakt visar köpsignaler. Läs mer om livscykelfaser i HubSpot.
- Påminnelse inför webbinar och uppföljning efteråt, olika för de som deltog och de som inte gjorde det.
Sälj
- Leadrotation som tilldelar nya leads till rätt säljare efter region, bransch eller storlek.
- Notis till säljare när ett target account besöker prissidan.
- Uppgift vid inaktiv affär när en affär inte haft aktivitet på 14 dagar.
- Överlämning till kundansvarig när affären är vunnen, med uppgifter för onboarding.
Data och kundtjänst
- Datakvalitet som formaterar telefonnummer, sätter land eller kopierar egenskaper från företag till kontakt.
- Kundnöjdhet som skickar en enkät när ett ärende stängts.
Så bygger ni ett bra workflow
- Rita först. Skissa flödet på papper eller whiteboard innan ni bygger.
- Ha ett tydligt mål. Vad ska workflowet åstadkomma? Lägg in ett mål så att kontakter som nått det lämnar flödet.
- Namnge konsekvent. Till exempel "MKT | Uppföljning e-bok | 2026". Det gör det lätt att hitta och förvalta.
- Testa med en testkontakt innan ni aktiverar.
- Bestäm återregistrering. Ska en kontakt kunna gå igenom flödet flera gånger?
- Följ upp. Titta på resultatet efter några veckor och justera.
Workflows eller AI-agenter?
Med HubSpots nya AI-agenter undrar många om workflows fortfarande behövs. Det gör de. Workflows passar när ni vet exakt vad som ska hända. Agenter passar när uppgiften kräver tolkning eller anpassad text. Läs mer i AI-agenter i HubSpot.
Vanliga misstag
- För många workflows som påverkar samma egenskaper och krockar med varandra.
- Ingen dokumentation av vad som finns och varför.
- Email som skickas utan hänsyn till prenumerationstyp eller rättslig grund.
- Gamla workflows som ligger aktiva och gör saker ingen längre vet om.
Vanliga frågor om workflows i HubSpot
Vad är ett workflow i HubSpot?
Ett workflow är en automatisering som startar när ett villkor uppfylls och sedan utför en eller flera åtgärder, till exempel att skicka email, uppdatera egenskaper, skapa uppgifter eller tilldela en ägare.
Vilken HubSpot-licens behövs för workflows?
Fullständiga workflows ingår i Professional och Enterprise. Starter har enklare automation med begränsade triggers och åtgärder.
Hur många workflows kan man ha i HubSpot?
Det beror på nivå. Professional och Enterprise tillåter hundratals workflows. Det viktiga är inte antalet utan att de är dokumenterade och inte krockar.
Kan workflows skicka data till andra system?
Ja. På Data Hub och vissa andra nivåer kan workflows skicka webhooks och köra egen kod. Det går också att kombinera med integrationsplattformar som Make eller Zapier.
Vad är skillnaden mellan ett workflow och en sekvens?
Ett workflow är en automatisering för många kontakter eller objekt. En sekvens är en serie personliga säljemail och uppgifter som en säljare startar för en enskild kontakt och som stoppas när kontakten svarar.
Sammanfattning
Workflows är det som gör HubSpot till mer än en adressbok. Börja med några få flöden som löser verkliga problem, namnge och dokumentera dem, och bygg vidare när ni ser effekt.
Vill ni ha hjälp att se över era workflows eller bygga nya? Hör av dig till LeadLabs.
