När HubSpot växer från tre till trettio användare blir behörigheterna viktiga. Vem får exportera kontakter? Vem får ändra workflows? Vem ser vilka affärer? En genomtänkt struktur skyddar både datan och användarna från misstag. Så här sätter ni upp den.
Kort sagt: Ge varje användare minsta möjliga behörighet för sin roll, använd team för att styra ägarskap och synlighet, och ha bara ett fåtal superadministratörer. Använd behörighetsuppsättningar så att samma roll får samma rättigheter, och ha en rutin för när någon börjar, byter roll eller slutar.
Användare, platser och behörigheter
I HubSpot skiljer man på seats, alltså vilken betald plats användaren har, och behörigheter, alltså vad användaren får göra. En användare kan ha en betald seat men sakna rätt att exportera data, och en annan kan se och arbeta med data utan betald seat.
Exempel på roller
| Roll | Typiska behörigheter |
|---|---|
| Säljare | Se och redigera egna och teamets kontakter och affärer, ingen export |
| Säljchef | Allt för sitt team, prognoser och rapporter |
| Marknad | Email, sidor, formulär, kampanjer och listor |
| Kundtjänst | Ärenden, inkorg och kunskapsbas |
| Ledning | Visning av dashboards och rapporter |
| Admin | Inställningar, egenskaper, workflows och integrationer |
Team
Team i HubSpot används för att gruppera användare, till exempel per region eller affärsområde. Team styr vem som ser vilka poster, används i rapporter och i leadrotation. Med Enterprise kan ni ha underteam och mer avancerad uppdelning.
Bästa praxis
- Minsta möjliga behörighet. Ge det som behövs för jobbet, inte mer.
- Få superadministratörer. Två eller tre räcker. Varje superadmin kan ändra allt.
- Begränsa export. Export av kontakter är den vanligaste vägen för data att läcka.
- Tvåfaktorsinloggning för alla användare, gärna via single sign-on.
- Behörighetsuppsättningar för varje roll så att nya användare får rätt från start.
När någon slutar
- Inaktivera användaren samma dag.
- Överför ägarskap av kontakter, företag och affärer till rätt person.
- Kontrollera workflows, sekvenser och mötesbokningslänkar som är kopplade till användaren.
- Frigör den betalda platsen.
Vanliga frågor om behörigheter i HubSpot
Hur ändrar man behörigheter i HubSpot?
En superadministratör eller användare med rätt behörighet går till inställningar, användare och team, väljer användaren och justerar behörigheterna för respektive verktyg.
Vad är en superadmin i HubSpot?
En superadmin har full åtkomst till alla verktyg och inställningar i kontot. Begränsa antalet superadmins till ett fåtal betrodda personer.
Kan man begränsa vem som ser vilka kontakter?
Ja. Behörigheter kan ställas in så att användare bara ser poster de äger eller som deras team äger. Mer detaljerad styrning finns i Enterprise.
Vad är skillnaden mellan plats och behörighet i HubSpot?
En seat är den betalda plats användaren har, till exempel en Professional-seat. Behörigheter styr vad användaren får göra i de verktyg hen har tillgång till.
Vad händer med kontakterna när en användare tas bort?
Kontakterna finns kvar men behöver få en ny ägare. HubSpot erbjuder att överföra ägarskap när en användare inaktiveras.
Sammanfattning
En tydlig struktur för användare, behörigheter och team skyddar datan och gör HubSpot enklare att använda. Följ principen om minsta möjliga behörighet och ha fasta rutiner för förändringar.
Vill ni ha hjälp att se över behörigheterna i er portal? Hör av dig till LeadLabs.
